ว่าไปแล้ว งานออร์กาไนเซอร์ ก็เหมือน การ “ขายฝัน” ช่วงแรกต้องสร้าง “จินตภาพ” ให้ธุรกิจที่เป็นลูกค้าเห็นภาพในจินตนาการก่อนว่า จะทำอะไร จะใช้งบเท่าไหร่ และผลที่ออกมาเป็นแบบไหน ?

แต่ ออร์กาไนเซอร์ ไม่ใช่ผู้กำหนด “จุดประสงค์”ของงาน !?!

ธุรกิจที่เป็นลูกค้า ต้องเป็นคนบอกความต้องการว่า จะให้ ออร์กาไนเซอร์ นั้น ๆ จัดงานนี้ไปทำไม ?

บทบาทของออร์กาไนเซอร์ คือ ดำเนินกิจกรรมให้สอดรับกับ “ความต้องการ” ของลูกค้า โดยการต้องทำให้เขารู้สึกว่ามีประสบการณ์ร่วม เกิดความชอบ ที่สำคัญคือ “ความเข้าใจตรงกัน”

ข้อสำคัญ “สิ่งที่นำเสนอ” ไปต้องลงมือทำอย่างเป็น “รูปธรรม” ตามสัญญาให้ได้

ทุกครั้งของการประชุมเพื่อกำหนดวัตถุประสงค์ในการดำเนินกิจกรรมการตลาด  จึงควรจะมี “ผู้ที่มีอำนาจในการตัดสินใจ” รวมถึงผู้ที่จะนำความคิดนั้นไปสร้างกิจกรรมขึ้นมาอยู่ร่วมด้วยเสมอ  เพราะมิฉะนั้นแล้วก็จะเกิดความผิดพลาดในการสื่อสาร และเสียเวลาแก้ไขงานที่นำเสนอไปโดยเปล่าประโยชน์

ในการประชุมครั้งแรก บุคคลากรฝ่ายออร์กาไนเซอร์ ควรจะเป็นผู้ที่รับฟังอย่างตั้งใจ แม้ว่าในระหว่างนั้นจะคิดงานออกมาได้ทันที ก็ควรจะบันทึกไว้ และหาข้อมูลเพิ่ม เพื่อนำเสนอในโอกาสต่อไป ซึ่งส่วนใหญ่ลูกค้าจะให้เวลาคิดงานประมาณ 5-7 วันทำการ

รูปแบบในการจัดกิจกรรมการตลาดนั้นมีมากมาย เช่น การจัดงานเปิดตัวสินค้า, การจัดนิทรรศการ, การประชาสัมพันธ์ หรือแม้แต่กิจกรรมที่มุ่งเป้าในการเพิ่มยอดขายสินค้า แต่ทั้งนี้ ลูกค้าจะต้องเป็นผู้กำหนดโจทย์ ว่าจัดกิจกรรมนี้จัดขึ้นด้วยวัตถุประสงค์ใด และควรเป็นเพียงเรื่องเดียว เพื่อที่จะทำให้กิจกรรมนั้นมีความโดดเด่น

บุคคลากรในการทำงาน ออร์กาไนเซอร์นั้น หลักๆ ควรมีอย่างน้อย 5 ตำแหน่ง คือ

1. Business Development หรือ Sale Director ตำแหน่งนี้มีบทบาทสำคัญในการหาลูกค้า ซึ่งจำเป็นต้องเป็นผู้มีประสบการณ์ มีสายสัมพันธ์ที่ดีทั้งลึกและกว้าง เพราะต้องอาศัยความเชี่ยวชาญด้านการดำเนินธุรกิจ การเจรจาต่อรอง ฯลฯ

2. AE (Account Executive)  เป็นผู้ดูแลและบริหารจัดการลูกค้า ทั้งในส่วนของงบประมาณ ประสานงานกับฝ่ายความคิดสร้างสรรค์

3. Creative ฝ่ายนี้จะเป็นส่วนคิดงาน ว่ากิจกรรมการตลาดควรจะมี Concept หรือแนวคิดหลักอย่างไร ตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้หรือไม่ ? ซึ่งควรจะเข้าร่วมรับฟัง “ความต้องการของลูกค้า” เพราะจะต้องเป็นผู้นำเสนองาน คนเป็นครีเอทีฟที่ดี ควรจะมีไหวพริบ ปฏิภาณที่ดีเลิศ สามารถหาเหตุผลมาจูงใจ และโน้มน้าวให้ลูกค้าซื้องานของตนเองได้

4. Producer ฝ่ายนี้จะเป็นผู้ลงมือจัดทำกิจกรรม หรือคัดเลือกองค์กรภายนอกเข้ามารับช่วงงาน (Out Source)  และดูแลรายละเอียดต่างๆ ของงานที่เกิดขึ้น

5. Designer ส่วนนี้จะเป็นการออกแบบ งานศิลปะ หรือผลิตสื่อที่เกี่ยวข้องในกิจกรรมฯ

สำหรับ บริษัท ออร์กาไนเซอร์ ขนาดเล็กนั้น บางตำแหน่งอาจจะเป็นคนๆ เดียวกันก็ได้ เช่น เป็นทั้ง AE และ Creative ซึ่งต้องคิดและนำเสนองาน กับลูกค้าอยู่ตลอดเวลา  สำหรับส่วนงานที่เหลือ บริษัท ออร์กาไนเซอร์ สามารถจัดจ้างบริษัทฯ ภายนอกเข้ามาสนับสนุนได้ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องเทคโนโลยีใหม่ๆ เช่น การจัดแสดงแสงสีเสียง หาพริตตี้ หรืองานก่อสร้างบู๊ท, ป้ายประชาสัมพันธ์ที่เกี่ยวข้อง